導入プロジェクトを作成する

for Customer

Placul CSEでは、ユーザー企業と支援企業が同じスケジュール表や課題管理表を見ながら、システムの導入プロジェクトを共同で進められます。

この記事では、導入プロジェクトを始めてから、計画、定例会議、課題への対応、進捗更新を繰り返すまでの基本的な流れと、それぞれの場面で利用する画面を説明します。

この記事は、導入プロジェクトにおけるPlacul CSEの利用イメージをつかむためのガイドです。各画面の詳しい登録・更新方法は、本文中の関連ガイドを参照してください。

このシナリオを利用する人

主に支援企業がプロジェクトをリードし、ユーザー企業の担当者と計画や進捗を共有する運用を想定しています。

場面	利用する画面	この画面で行うこと
プロジェクトを準備する	プロジェクト	導入プロジェクトを作成するか、用意されたプロジェクトを開きます。
計画を共有する	スケジュール表	主要スケジュール、担当者、期限などを共有します。
予定とリスクを確認する	ホーム	直近の予定、期限切れ、着手遅延、対応が必要な課題を確認します。
定例会議を行う	議事録	進捗、決定事項、未決事項、次のアクションを記録・共有します。
課題へ対応する	課題管理表	確認事項やリスクに担当者と期限を設定し、対応状況を共有します。
進捗を更新する	スケジュール表・課題管理表	担当作業と課題の進み具合を更新します。
対応の抜け漏れを防ぐ	通知	担当の割り当て、開始日、期限などの通知を確認します。

対象となるユーザー企業のfor Customerワークスペースを開き、導入プロジェクトを作成します。すでにプロジェクトが用意されている場合は、重複して作成せず、対象のプロジェクトを開きます。

プロジェクトを開いたら、導入の背景と目的、対象範囲、実施期間、ユーザー企業と支援企業の役割分担を関係者で確認します。

スケジュール表画面で、導入期間、主要作業、担当者、期限を確認します。ユーザー企業と支援企業が同じスケジュールを見ることで、役割分担と次に行う作業を共有できます。

別のプロジェクトで使用した計画を再利用する場合は、スケジュール表のエクスポート・インポートを利用できます。

ホーム画面では、プロジェクトを開かなくても、直近の予定や進捗に影響するリスクを確認できます。定例会議の前や日々の作業開始時に、期限切れ、着手遅延、対応が必要な課題がないか確認します。

定例会議では、スケジュール表と課題管理票を見ながら進捗を確認します。確認した内容、決定事項、未決事項、次のアクションを議事録に記録し、ユーザー企業と支援企業で共有します。

会議後も対応が必要な内容は議事録だけに残さず、スケジュール表または課題管理表へ反映します。

導入作業で判明した確認事項やリスクは課題管理表で共有します。担当者は、自分の作業と課題への対応を進め、状況が変わったら進捗やステータスを更新します。

作業と課題を関連付けておくと、スケジュールから関連する課題を確認したり、課題から影響する作業を確認したりできます。

担当の割り当てや開始日・期限などの通知を確認し、対応の抜け漏れを防ぎます。必要に応じて、アプリ内通知に加えて外部通知を設定します。

導入プロジェクトは一度計画したら終わりということではなく、ユーザー企業と認識を併せつつ見直しをするのが望ましいです。定期的に更新していくことで、リスクに対応するのが重要です。

運用のポイント

支援企業がプロジェクトをリードし、ユーザー企業と同じ情報を確認する

週次で実績を更新し、定例会議で進捗と課題を確認する

会議で決まった次のアクションをスケジュールまたは課題へ反映する

担当者がいつでも自分の予定とリスクを確認できる状態を保つ